7 dicas para promover sessões de geração de ideias on-line

O home office ou a distância física entre os membros de uma equipe não precisa representar a interrupção de projetos ou impor barreiras a rodadas de design thinking e brainstorm. Na verdade, é justamente o contrário: o trabalho remoto é uma oportunidade para pensar em novos modelos para a construção coletiva de ideias.

Esta é a opinião de Renata Decourt Perina, líder de inovação e do laboratório digital da 3M na América Latina, e de Carolina Nucci, CMO da Weme, estúdio de inovação localizado em Campinas, no interior de São Paulo, que trabalha com marcas como Unilever, Bosch e 3M. Segundo as especialistas, as sessões de cocriação podem seguir firmes e fortes on-line, bastam algumas adaptações.

“Hoje, com compartilhamento de tela e de arquivos, o fato de você não estar na mesma sala não impede que a colaboração aconteça”, diz Renata. A seguir elas compartilham dicas para tornar estas reuniões produtivas e muito mais criativas.

1 – Use e abuse de ferramentas que permitem a colaboração

Distância física não significa isolamento intelectual. Para manter o fluxo de ideias, Carolina recomenda que as equipes abusem de ferramentas que permitem a colaboração on-line, como Zoom, Google Hangouts para reuniões, Trello e Jira para o gerenciamento de fluxo de trabalho e Snap Camera, que aplica filtros sobre a webcam, para descontrair e fomentar a conexão entre os membros do grupo.

2 – Prepare as pessoas

“Em uma reunião de ideação é importante fazer um aquecimento para que as pessoas já tragam ideias ou entrem na conversa sabendo do contexto”, recomenda Renata. Ela indica também manter o diálogo mesmo depois que a discussão acabar, abrindo o canal para que as ideias continuem evoluindo por e-mail, grupos de conversa ou em ferramentas como o Sharepoint, que permite a colaboração e a troca de documentos entre equipes.

3 – Invista em visual design

Uma série de metodologias de cocriação adota amplamente recursos de visual design ao organizar ideias de forma imagética para que as pessoas pensem em novas soluções. Para não abrir mão deste recurso no meio digital, as especialistas indicam soluções como o Mural, o Miro e o Post-It App.

4 – Não abra mão do Post-It

O bom e velho bloco de notas físico também tem espaço nas reuniões on-line. “Muitas vezes fazemos uma primeira rodada de ideação individual, em que cada um faz as anotações nos próprios Post-Its em casa e depois filma para compartilhar com o grupo”, conta Carolina. Para entrar no clima da criatividade, ela conta que gosta de produzir Post-It Art na parede que fica logo à frente do computador e aparece no vídeo. A brincadeira, diz, contribui para tornar a reunião mais descontraída logo de cara.

5 – Paciência e empatia são essenciais

Com grande parte das pessoas em home office, reunidas o dia todo com a família sob o mesmo teto, é normal que coisas até então pouco usuais no mundo do trabalho comecem a acontecer. “Estamos entrando na casa das pessoas, muitas vezes temos reuniões invadidas por crianças e animais de estimação. Precisamos abraçar esta dinâmica e ter empatia”, diz Carolina, defendendo o acolhimento como ferramenta essencial para as conversas a distância.

Renata lembra que o contexto pede ainda mais respeito ao tempo das pessoas. “Por mais que estejamos em horário de trabalho, a maioria está revezando o cuidado com a casa e com a família. É um momento atípico”, enfatiza.

6 – Mantenha a descontração

Não é porque o encontro é on-line que é preciso eliminar todos os momentos de descontração e networking. “Nas sessões, fazemos questão de manter a pausa para o café, em que saímos um pouco do foco da discussão, conversamos e fazemos networking”, conta Carolina. Tanto ela quanto Renata indicam um momento de warm-up no começo das conversas, uma brincadeira ou bate-papo inicial para todo mundo entrar no clima da interação. “Quebre o gelo, pergunte como as pessoas estão. A reunião só será produtiva se todos estiverem de fato conectados”, diz Renata.

7– Foco, força e fé na construção coletiva

Se tem uma desvantagem das rodadas de ideação on-line é o risco das pessoas perderem o foco. É normal que alguns participantes chequem e-mails e se distraiam com outras telas durante a discussão. “Deixe o celular virado para baixo para não se perder com notificações e mantenha aberta no computador apenas a janela da reunião”, recomenda Carolina.