Como fazer o planejamento financeiro da empresa para 2020?

É fato: para que a sua empresa – seja ela de qualquer tamanho – tenha condições de ser bem sucedida e aproveitar as oportunidades de crescimento, é fundamental que você planeje bem suas finanças.

O planejamento financeiro tem o objetivo de projetar as receitas e despesas da empresa e acompanhar a situação econômica do negócio para que seja possível escolher quando, como e para onde direcionar os recursos disponíveis. É a base para mostrar em que pé está a empresa e quais caminhos ela pode seguir.

Sem o planejamento, além de perder oportunidades de investimentos, o empreendedor movimentaria o dinheiro da empresa às cegas e teria que lidar com imprevistos a todo momento e reagir com atitudes que não seriam as mais adequadas. Por isso, por mais que pareça complicado, é importante acompanhar as contas do seu negócio. Afinal, essa tarefa é tão importante quanto garantir as vendas. É como se essas duas atividades fossem as pernas da empresa. Ela precisa das duas funcionando para caminhar bem.

Para você se organizar bem, separamos, a seguir, quatro dicas – uma para cada semana de dezembro antes das festas de fim de ano. Vamos lá?

Semana 1: separe a vida pessoal das finanças da empresa

Segundo os consultores, muitos empreendedores misturam as finanças pessoais com as da empresa, e isso é comum especialmente entre pequenos empresários. Se este for o seu caso, então o primeiro passo está aqui.

Faça o levantamento de todos os gastos, tanto pessoais quanto da empresa, e direcione cada um para o lugar certo (se você já tiver feito seu planejamento financeiro pessoal, portanto, isso será bem mais simples). Considere ter uma conta bancária separada para o seu CNPJ, com outro cartão de crédito, inclusive. Dependendo do seu caso, a conta poderá nem ter mensalidade (veja aqui como reduzir seus gastos bancários), mas, se tiver, é um pagamento que vale a pena. Feita a separação, estabeleça valor e data da sua retirada mensal conforme as suas necessidades e as possibilidades da empresa no momento e pronto: agora você já pode cuidar das finanças da empresa sem misturar as contas.

Dica: nos negócios em fase inicial, é possível que seja mais difícil fazer essa divisão. Porém, vale a pena insistir, em nome da organização. Se você precisa usar seu veículo particular para atividades da empresa, por exemplo, basta calcular a distância percorrida e o tempo de uso com cada atividade para poder dividir. Aproveite e pague também com o cartão apropriado, sempre que possível (gasolina, por exemplo). Quando não for possível (digamos, na revisão do carro), registre e faça o reembolso proporcional.

Semana 2: prepare o fluxo de caixa

Essa tarefa é a principal – e costuma ser a mais trabalhosa – na elaboração do planejamento financeiro. Mas não se preocupe, porque você já adiantou o trabalho na primeira semana, quando levantou os gastos da empresa para separar dos pessoais.

O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle para toda a movimentação financeira da empresa. É saber quanto dinheiro entra (e de onde vem), quanto sai (e para onde vai) e quando exatamente essas movimentações acontecem. Mas ele tem que ser completo e considerar realmente todas as atividades da empresa, inclusive movimentações futuras.

Quando você compra uma mercadoria e paga seu fornecedor, precisa registrar a saída daquele dinheiro do caixa. O mesmo vale para quando você realiza o pagamento dos seus funcionários. Já quando a empresa recebe o pagamento por uma venda ou pega um empréstimo, por exemplo, precisa registrar a entrada.

Dica: Se você vendeu uma mercadoria hoje e recebeu o pagamento, digamos, dividido em duas vezes no cartão de crédito, precisa registrar corretamente as datas em que os valores vão entrar, pois o dinheiro nesse caso não entra no momento da venda. Eis a chave para um bom fluxo de caixa: conhecer os prazos de recebimentos e pagamentos, para não ser pego de surpresa.

Existem programas criados especialmente para controle do fluxo de caixa, mas uma planilha de Excel já dá conta do recado. É importante que essa planilha seja alimentada todos os dias. Também é útil consolidar as informações da planilha em relatórios periódicos (mensal, trimestral e assim por diante), para facilitar o acompanhamento.

O fluxo de caixa também é a principal ferramenta a ser consultada quando você quer identificar onde é possível reduzir custos ou qual investimento tem trazido melhores resultados, por exemplo. Você talvez não tenha percebido ainda, mas, ao concluir essa etapa, acaba de determinar o seu orçamento anual. Parabéns!

Semana 3: tenha disciplina para planejar

O acompanhamento rigoroso do seu fluxo de caixa é o que vai permitir que você parta, com a segurança e preparação necessárias, para a fase de planejamento. Saiba que isso requer disciplina e esforço, como qualquer tarefa-chave da empresa. Nesse acompanhamento, você estará dando atenção a indicadores importantes como faturamento, custos, lucro nominal, margem de lucro, capital de giro, endividamento e outros. Essa atenção é essencial para que você identifique oportunidades de melhoria, sejam maneiras de reduzir custos, melhorar as vendas, aumentar o faturamento e assim por diante. E este é, justamente, o início do planejamento financeiro.

Dica: É ideal que o próprio empreendedor faça o acompanhamento do fluxo de caixa, mas, se você ou seus eventuais sócios realmente não têm o tempo, interesse, disciplina ou conhecimento necessários, então é melhor contratar logo um consultor ou mesmo um profissional fixo para fazer esse trabalho. Mesmo assim, é essencial que você pelo menos acompanhe esse trabalho, pois é o que vai fornecer as condições para qualquer plano de ação do seu negócio.

Com o fluxo de caixa em mãos, reflita: quanto você prevê gastar em determinado período com insumos, por exemplo? Qual é o faturamento pretendido? Anote suas projeções e teste as possibilidades conforme o fluxo de caixa permitir. Comece com períodos fracionados, como um mês, para em seguida fazer o planejamento trimestral, semestral e anual. Prepare um plano de vendas que considera suas fontes de receita, seus canais de distribuição, seu modelo de precificação e outras características importantes para o seu negócio.

Dica: tão importante quanto ter uma previsão realista da movimentação de cada mês, é planejar, também, o acúmulo de caixa para os pagamentos que acontecem em períodos específicos do ano, como impostos anuais ou o 13º dos funcionários, por exemplo. Lembre-se também de separar um valor para a manutenção de equipamentos, para evitar surpresas desagradáveis.

Este é o momento de se considerarem todas as suas intenções para o negócio, para que você faça as análises necessárias e possa, então, ao fim, revisar tudo e definir quais serão os melhores passos a dar.

Assim você terá, finalmente, um planejamento financeiro no qual você possa se basear para criar um cronograma realista de objetivos e metas, distribuir tarefas para sua equipe, prever situações e tomar decisões estratégicas. Esse planejamento nunca estará concluído, pois sempre haverá ajustes a serem feitos conforme o tempo revelar. Mas comemore, porque você finalmente terá em mãos a bússola que vai permitir a sua navegação, independentemente das mudanças no tempo! 😉

Semana 4: projete diferentes cenários e faça ajustes

A última etapa é utilizar os seus conhecimentos sobre o mercado e as suas habilidades de gestão para prever diferentes cenários possíveis.

Projete ao menos três cenários: um realista, um otimista e um pessimista. Fazendo isso, você já estará se antecipando aos ajustes que se farão necessários conforme o tempo vai passando.

E não apenas isso. O próprio exercício de projetar os cenários otimista e pessimista já costuma render bons ajustes imediatos no cenário realista que você havia traçado, tornando-o ainda mais flexível e útil. É o cenário realista, afinal, que você deve perseguir.

À medida em que os meses vão passando, você vai poder ajustar o seu planejamento. Se um determinado período se mostrar, por exemplo, mais “magro” em receitas ou exigir gastos maiores, ele não será um completo imprevisto, pois você já estará trabalhando com aquela margem de erro. Assim, será mais fácil (e mais barato!) solucionar o problema. Se, ao contrário, o cenário otimista começar a se concretizar, você também já terá como executar as estratégias para otimizar o crescimento da empresa. Por isso, quanto mais completo o planejamento for, melhores serão os seus prognósticos.

Dica: Você certamente vai querer dar uma atenção especial aos seus anúncios, pois são eles que vão impulsionar as suas vendas. Então não se esqueça de prever os tipos de anúncios que você gostaria de fazer e determinar o orçamento para isso, dividido pelos períodos. Caso você anuncie no Facebook, por exemplo, terá à disposição o Gerenciador de Anúncios, onde você pode facilmente acompanhar e controlar seus investimentos na plataforma.

Consultoria: Wagner Paludetto, consultor financeiro do Sebrae-SP.

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