É hora de contratar pessoas para a sua equipe? Veja nossas dicas para fazer isso

Você está cogitando contratar pessoas para trabalhar com você? É microempreendedor e acredita que está na hora de ter alguém para auxiliar no trabalho? Ou tem um pequeno negócio e sente que o tamanho da atual equipe não é suficiente? Bem, isso é um bom sinal! É provável que a sua empresa esteja expandindo e vai precisar de mais gente capacitada para realizar as tarefas já existentes e possibilitar o comprometimento com outras. Mas como saber se é hora de aumentar a sua equipe?

Veja bem: dissemos “provável”. É muito importante saber o momento certo para essas contratações. Se não for planejado e não acompanhar a maturidade da empresa, o aumento da equipe pode se mostrar insustentável financeiramente para o negócio e até provocar o seu colapso.

Mas não se apavore! Se você seguir o passo a passo que vamos apresentar, vai ampliar seu time com segurança. Podemos começar?

Perceba os sinais de que é preciso ampliar a equipe

Há alguns indícios da necessidade de contratar mais gente, como:

• Quando você, como empresário, começa a perder oportunidades de negócio porque, sozinho ou com a equipe atual, não dá conta das demandas que estão surgindo;
• Quando a empresa começa a furar prazos com seus clientes ou perder qualidade por conta da equipe insuficiente;
• Quando você, dono do negócio, sente que se desdobra em tantas funções na empresa que, no final das contas, nenhuma está sendo desempenhada de maneira satisfatória;
• Quando falta a você ou à sua equipe a capacidade para solucionar demandas que estão surgindo na empresa.

Todas essas situações podem indicar que a fase de contratação chegou. Em outras palavras, não dar conta volume de trabalho aponta com precisão esse momento. O ideal é que uma empresa nem chegue ao ponto de perder qualidade ou deixar clientes insatisfeitos para perceber que é hora de contratar. Afinal, comprometer o relacionamento com o cliente pode ser difícil de reverter.

A falta de expertise para determinada tarefa também aponta que há uma lacuna na equipe que precisa ser preenchida para que o trabalho ganhe em qualidade e produtividade. É necessário observar, no entanto, se essa expertise ou capacidade técnica responde a uma demanda sistemática e recorrente do negócio. Caso seja algo muito pontual, às vezes é melhor terceirizar o serviço.

Após esse diagnóstico, planeje as contratações
Um erro comum é apressar esse processo, e isso pode trazer dor de cabeça para o empresário a longo prazo. É preciso verificar a viabilidade de se contratar mais pessoas, e vários pontos devem ser observados para isso.

O principal é: com o fluxo de caixa atual, a empresa tem condições de contratar um funcionário?

Quanto será preciso vender a mais para cobrir o salário dessa pessoa e os encargos trabalhistas? Tudo isso deve entrar para o cálculo: 13º salário, transporte, férias remuneradas, e por aí vai. Aliás, aqui está uma dica: não pense em “dar aquele jeitinho” e contratar pessoas fora da legalidade. Além da questão ética, isso pode te custar bastante mais para frente.

Esse planejamento vai estabelecer em qual momento a contratação é viável e organizar o terreno para a chegada da nova pessoa. Se você está registrado na categoria de Microempreendedor Individual (MEI), pode ter no máximo um empregado, com remuneração de um salário mínimo ou piso salarial da categoria, sem a necessidade de um contador. Uma dica é tirar dúvidas por meio do Portal do Empreendedor ou buscar o Sebrae para orientações.

Entenda de qual perfil profissional a empresa precisa
Empreendedores mais inexperientes podem ter dificuldades para chegar a essa síntese de qualificações, mas algumas dicas vão ajudar:

Priorize a visão empreendedora: quem é MEI ou ME, ou seja, é um microempreendedor, deve priorizar pessoas que também tenham uma visão empreendedora, assertiva e com foco em resultados. Isso porque, em um negócio com equipe reduzida, essa visão de business é ainda mais essencial.

Pense em como complementar: também em negócios pequenos, é muito importante avaliar se a necessidade é de um perfil complementar, ou seja, que acrescente ao negócio aquilo que falta em você como empreendedor. Por exemplo: um jornalista pode, como MEI, contratar um designer, que dispõe de habilidades que ele não tem. Assim, vai oferecer um portfólio mais completo de produtos e serviços e se concentrar naquilo que faz de melhor.

Liste os pontos essenciais: quem vai contratar deve fazer uma lista realista das características que espera para o novo membro da equipe. Muitas vezes, um combo de qualidades muito complexo é exigido, e fica difícil encontrar alguém que o preencha. Profissionais, como pessoas, têm defeitos. Por isso, você deve priorizar 4 a 5 pontos de que não abre mão.

Esse perfil desejado deve ser bem comunicado no momento da divulgação da vaga. Assim, você já elimina quem não se encaixa nos aspectos técnicos esperados e, na próxima etapa, vai avaliar melhor quem não apresenta os aspectos comportamentais exigidos.

Dedique-se à seleção
Nem todo empreendedor tem condições de contar com o auxílio de profissionais de Recursos Humanos para suas seleções, o que torna praticamente impossível dispor de dinâmicas de grupo ou de testes psicológicos, por exemplo. Especialmente por isso, o momento da entrevista merece tanta atenção, mesmo em casos de indicação. É por meio dessa conversa que quem empreende vai poder avaliar, face a face, algumas habilidades enunciadas no currículo enviado previamente.

O mais importante é fazer testes práticos que simulam alguma tarefa do cotidiano daquela vaga.

Vamos supor que você tenha um pequeno restaurante e está contratando um auxiliar de cozinha. É possível pedir para que esse candidato faça a higienização de algum ingrediente e seu pré-preparo a partir de algumas orientações. Com isso, você tem condições de avaliar organização, agilidade, capacidade de seguir protocolos e noções técnicas.

Outra opção é recorrer a perguntas sobre situações hipotéticas na impossibilidade de um teste real. Por exemplo: se você está contratando um profissional que vai trabalhar com vendas pelo WhatsApp, pode anunciar uma situação fictícia, como a reclamação de um cliente quanto ao prazo de entrega do produto, e pedir para o candidato dizer o que faria diante daquilo. Assim, você avalia a capacidade dessa pessoa de pensar em soluções rapidamente, agir estrategicamente e com foco no cliente, seus conhecimentos em fundamentos de marketing e vendas, se tem boa comunicação e por aí vai.

Depois da contratação, dedique tempo ao(s) novo(s) membro(s) da equipe
A seleção foi concluída e você finalmente tem uma nova pessoa na equipe. Ótimo! Mas nada de achar que o processo terminou aqui. É comum, e igualmente nocivo, que empreendedores se descuidem do momento após a contratação, esperando que o novo colaborador saiba fazer tudo em um passe de mágica.

Quem passa a integrar a equipe precisa de orientação para executar bem as suas novas funções. Por isso, é recomendado que o empreendedor passe um tempo com esse profissional para mostrar os processos da empresa e tirar dúvidas.

Seja transparente ao comunicar o que você espera do serviço daquele profissional.

Quais são as atribuições, objetivos e metas em seu dia a dia de trabalho? Isso traz benefícios para as duas partes: para o profissional, que passa a saber exatamente o que e como fazer, e para o empreendedor, que minimiza as chances de retrabalho e prejuízo.

Estabeleça processos de trabalho e saiba delegar
Uma dúvida comum é: “como eu, empreendedor, vou saber quais tarefas devem permanecer comigo e quais devo delegar?”. Essa é uma ótima pergunta! E há um jeito mais prático do que você pensa para essa definição:

• Para tudo que você consegue criar um protocolo que pode ser facilmente seguido, a ordem é DELEGAR. Com o processo bem definido, checklist e tudo mais, outra pessoa consegue executar a tarefa e, aos poucos, o caminho já fica mais fácil, passando a fazer parte da rotina de trabalho de maneira natural;
• Caso seja uma tarefa que demanda mais pensamento estratégico e conhecimento prévio, a ordem é MANTER SOB SUA RESPONSABILIDADE. Com as tarefas repassadas para a equipe de acordo com o tópico anterior, o empreendedor consegue tempo para se dedicar ao que precisa: efetivamente empreender.

Por exemplo: você tem uma academia de artes marciais e, antes, cuidava da a programação da Página de Facebook e do Perfil de Instagram da empresa. Ao contratar mais gente para a equipe, pode explicar essa programação e, assim, delegar a administração da Página do Facebook do negócio para um profissional de Marketing, que pode ser treinado para acompanhar os analytics e interpretá-los enquanto você se dedica a outras tarefas.

No momento de criar uma campanha promocional, porém, é você quem vai bater o martelo na proposta feita pelo analista, já que será uma decisão estratégica, que pede um entendimento da empresa que o seu funcionário não possui.

Como último ponto, é preciso ter em mente que, ao delegar, você precisa confiar, e não sufocar os profissionais que contrata. Cada pessoa tem uma maneira de trabalhar, e um novo talento pode chegar a soluções que você nunca tinha cogitado. Faz parte da criação de uma boa relação de trabalho o estabelecimento desse pacto. Desrespeitar isso pode resultar em não-engajamento do funcionário, e a consequência pode ser a alta rotatividade de pessoal, um pesadelo tanto do ponto de vista financeiro quanto da produtividade.

Se você passa a ter uma equipe, é líder além de ser empresário.

Por isso, vai precisar treinar sua sensibilidade para distribuir talentos nas funções em que eles entregam mais resultados. Além disso, aprenderá a ouvir e, com isso, ganhar uma equipe cada vez mais participativa e disposta a achar novas soluções.

Fonte: Ricardo Komatsu, empresário e consultor em Recursos Humanos; Bruno Rodrigues Faria, analista do Sebrae MG.

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