Como gerenciar o tempo no trabalho?

Quantas vezes você já quis que o dia tivesse mais de 24 horas? Quem empreende precisa fazer milagre para não deixar escapar nenhuma tarefa antes da Terra completar mais um giro. A rotina cheia de reuniões, decisões para tomar e mil demandas urgentes precisa, ainda, ser conciliada com a vida pessoal. E, quando esse equilíbrio não acontece, vem a sobrecarga, seguida pela frustração e o sentimento de estar fazendo tudo errado. Às vezes, ainda, você se culpa por não estar dando conta de tudo. Acertamos? Pois não se preocupe. É possível gerenciar melhor seu tempo com algumas dicas.

Um dos maiores desafios de quem toca o próprio negócio é ter que mudar de função a todo instante. Em um momento do dia, você precisa mergulhar de cabeça em um trabalho mais criativo. Mas horas depois, você já tem que entender tudo de gestão financeira para fazer as contas fecharem. Isso faz com que o tempo de quem empreende pareça ainda mais escasso. Sem um planejamento estratégico para otimizar a rotina, o que acaba acontecendo é o que chamamos de “contenção de incêndio”. O resultado é muito mais trabalho, mas sem receber a mais por isso.

Mas se você já se sentiu sem rumo diante de tanta coisa para fazer nessa vida corrida de empreendedor, veio ao lugar certo. Separamos oito dicas preciosas para te ajudar a gerir melhor o seu tempo de trabalho e, assim, ter mais sucesso no negócio. Vamos começar?

Planeje-se a longo, médio e curto prazo

Quando se é empreendedor, não há como ter uma relação saudável com o tempo sem uma boa organização. Quem está à frente de um negócio precisa, antes de qualquer coisa, estabelecer seu planejamento a longo, médio e curto prazos (nessa ordem mesmo). Sim, essa estratégia deve ser feita em camadas! Fazer uma organização anual do calendário da empresa, por exemplo, já ajuda a definir os objetivos para o ano como um todo, levando em consideração as particularidades de cada período, como datas comemorativas, épocas de vendas mais fracas e assim por diante.

O ideal é que essas metas, que devem ser alcançáveis e mensuráveis, sejam divididas em projetos de poucos meses. Dentro de um mês, as tarefas precisam ser organizadas estrategicamente por semanas. Essa lógica continua para cada dia de trabalho. Uma boa técnica para fazer esse planejamento diário, aliás, é elencar três tarefas essenciais para realizar e se dedicar a elas. Daqui a pouquinho vamos te ajudar a definir o que vem primeiro.

Escolha sua maneira de gerir compromissos

Diariamente, são vários os compromissos que um empreendedor deve cumprir. Por isso, é essencial seguir um sistema para geri-los. Se você é oldschool e prefere agendas e planners de papel, há muitos modelos que dão uma boa percepção do mês, da semana e do dia, para não deixar passar nenhuma tarefa. A organização visual é fundamental, porque as informações precisam ser rapidamente lembradas. O planejamento deve estar sempre à vista!

Já para quem abraça a tecnologia, há várias soluções para escolher e testar. Aplicativos que enviam lembretes, por exemplo, são úteis para a maioria dos empreendedores. Com eles, não é preciso ocupar constantemente a cabeça com todos aqueles horários. Dentre várias ótimas opções, o Calendars 5 (iOS) e o DigiCal (Android) são boas pedidas para isso por terem interfaces bem intuitivas. Apps como o Trello e o Todoist também são bons aliados para anotar aquilo que você não pode esquecer (normalmente a sua lista de tarefas urgentes).

Defina o que é e o que não é prioridade

Falando em tarefa urgente, no mundo do empreendimento, o termo prioridade deve ser entendido sempre no singular. Por quê? Porque, em qualquer circunstância, sempre vai haver algo que é realmente mais importante para fazer no mês, na semana ou no dia. Assim, uma técnica eficiente é definir o que é e o que não é prioridade a partir de uma chamada matriz de valor e viabilidade.

Calma, é bem mais simples do que parece. Como o nome já sugere, ela apenas cruza duas informações essenciais:

Impacto x Viabilidade

Ou seja: em primeiro lugar, é preciso definir se terminar uma determinada tarefa vai causar um impacto positivo na sua empresa. Se não for o caso, essa tarefa simplesmente não é interessante, mesmo que você tenha os recursos (humanos, técnicos e financeiros) para realizá-la. Se ela for mesmo interessante, é preciso avaliar também a viabilidade. Sua empresa tem os recursos? Então vá em frente! Não há recursos? A solução então é transformar a tarefa em um projeto, para que se criem as condições de viabilidade.

Outra matriz que pode te ajudar bastante a refinar suas prioridades é a de Eisenhower. Ela também cruza dois fatores: a urgência (o prazo apertado que pode trazer consequências indesejáveis se não for cumprido) e a importância (capacidade de impactar seu negócio e as metas que você estipulou). Com isso, chega a quatro categorias nas quais você pode encaixar suas tarefas:

Matriz de Eisenhower

Tarefas importantes e urgentes: são as tarefas cruciais, que você deve fazer imediatamente.

Tarefas importantes e não urgentes: deixá-las de lado não é uma opção, mas você pode programar quando vai se dedicar a elas.

Tarefas urgentes, mas não importantes: são aquelas que podem ser delegadas para outra pessoa, caso você conte com colaboradores (se não conta, vale considerar ir atrás de um). Aliás, como você provavelmente já suspeitava, saber delegar (e confiar no serviço de quem está ao seu lado no negócio) alivia bastante essa preocupação com o tempo e te liberta para as tarefas da primeira e da segunda categorias.

Tarefas nem importantes, nem urgentes: são as tarefas que podem ser deixadas por último na fila ou, às vezes, até mesmo eliminadas. Pelo bem do negócio, o empreendedor precisa saber dizer “não”.

E aí? Não parece libertador? Pois pode confiar. É só fazer a classificação e priorizar o que realmente for prioridade.

Automatize alguns processos

Fazer o tempo render também significa programar o que for possível com antecedência — e contar com a ajuda da tecnologia para isso. Se você está com dificuldade para gerir os projetos da sua empresa e gasta muito tempo com isso, experimente aplicativos como Asana, Slack e, novamente, Trello para organizar trabalhos em equipe. Assim, vai ser mais fácil definir e delegar tarefas por níveis de urgência, além de acompanhar o andamento.

Outra dica é programar as publicações do seu blog e das redes sociais que permitem isso, como o Facebook. Assim você pode separar um dia da semana para organizar tudo e não precisar se preocupar com isso nos próximos. O recurso de respostas automáticas no Messenger e no WhatsApp Business também pode ajudar. Você cria uma mensagem padrão, com informações que vão facilitar a vida de quem faz contato (outros contatos, horário de atendimento e instruções específicas) e muitas vezes até elimina a necessidade de uma resposta manual para cada mensagem. Automatizando processos, você se sobrecarrega menos e economiza tempo.

Trabalhe em blocos

Já percebeu o quanto uma tarefa que deveria levar 20 minutos para ser concluída pode facilmente se estender por uma hora? Isso acontece porque nem sempre conseguimos nos livrar de possíveis distrações enquanto trabalhamos. Se você está, por exemplo, preparando uma apresentação para os clientes mas precisa parar a todo momento para responder e-mails, checar redes sociais ou ler uma notícia, a atividade principal não avança. Mas não seria muito melhor se você a riscasse logo da sua lista de pendências antes de fazer outras coisas?

Não é fácil, mas existe uma solução: tente dividir seu dia por blocos de trabalhos individual e coletivo e de descanso. Nos blocos de trabalho sozinho, você se concentra nas tarefas que precisa realizar por conta própria, tomando cuidada para não cair em distrações. Nos blocos de reunião ou trabalho em equipe, a mesma coisa, mas com foco na colaboração. E nos blocos de descanso, você simplesmente não pensa em trabalho. Fechado?

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