Como reduzir os custos bancários da sua empresa?

Sabe o que é tão bom quanto ganhar dinheiro? Economizar! Uma das coisas que mais trazem felicidade ao empreendedor é cortar custos sem que haja impacto negativo na empresa, certo?

Neste texto, vamos ensinar a fazer exatamente isso. Veja a seguir as nossas dicas para poupar uma grana com as instituições por onde o dinheiro do seu negócio passa: os bancos e administradoras de maquininhas de cartão.

1. Entenda as necessidades do seu negócio

Não tem jeito: o primeiro passo para conseguir os menores custos nos serviços bancários e de transações financeiras é fazer bem o próprio dever de casa e conhecer bem a sua empresa.

Você precisa entender quais são os serviços indispensáveis para o seu negócio. Como a sua empresa faz uso desses serviços? Com que frequência? Muitos microempreendedores individuais (MEI), por exemplo, não têm uma conta para a pessoa jurídica, embora isso facilite na hora de manter as transações da empresa separadas das finanças pessoais.

Dica: Pegue a movimentação da sua empresa nos últimos três a seis meses e identifique cada transação por tipo, frequência e valor para saber a sua média mensal. Faça isso para transferências (como TED e DOC), emissões ou pagamentos de boletos, uso de cheques e cartões (crédito e débito), uso de caixas eletrônicos ou de serviços presenciais, empréstimos, investimentos, saques, depósitos e todo tipo de venda: em dinheiro, cheque, débito, crédito e outros.

Quanto mais detalhado for o seu controle, mais preparado você vai estar para cortar os seus custos.

2. Pacote: o que tem nele é bom para você?

Bancos costumam oferecer seus serviços separados por pacotes. Isso é feito dessa forma porque, assim, fica mais simples escolher aquele que melhor corresponde às necessidades da sua empresa. Mas essa simplicidade tem, literalmente, um custo. Há planos que custam até mais de R$ 100 mensais, por exemplo.

Contratar um pacote amplo demais para a empresa é pagar por serviços que você pode nem usar. O contrário também pode ser um problema: contratar um pacote insuficiente para suas necessidades tende a gerar altos custos com operações extras, o que pode gerar um gasto ainda maior.

Dica: após conhecer as reais necessidades da sua empresa, compare os pacotes oferecidos pelo seu banco e também os custos por operação excedente, para escolher o que se encaixa melhor no seu caso. Não é raro, nessa pesquisa, descobrir um pacote que não estava na lista inicialmente negociada, ou mesmo que não apareça entre as opções padrão oferecidas pelo banco durante a contratação. Converse com seu gerente – mas, antes, confira as próximas dicas sobre como negociar para ajustar ainda mais os serviços bancários às suas necessidades.

3. Se preciso, procure outro banco

Antigamente um dos aspectos mais importantes para a escolha do banco era a existência de uma agência próxima de você. Mas o mundo já não é mais o mesmo e dá para cuidar da vida financeira de forma remota, sem sequer pisar em uma agência bancária.

Uma das vantagens dessa transformação é que você pode escolher o seu banco com base na qualidade e no custo dos serviços, e não simplesmente pela localização. Os bancos digitais, por exemplo, que atualmente estão expandindo o leque de serviços, surgem como opções a se avaliar. Considere, ainda, optar por uma cooperativa de crédito. Dependendo do ramo do seu negócio, pode ser vantajoso.

Fazendo comparações com cautela, você tem maiores chances de encontrar um banco que apresenta um custo-benefício melhor para a sua empresa. Para os micro e pequenos negócios, por exemplo, há bancos digitais que já oferecem até mesmo uma combinação das contas de pessoas física e jurídica, colocando ambas com o mesmo gerente.

Dica: Hoje em dia, é possível abrir conta de pessoa jurídica até mesmo sem tarifas, com um pacote de serviços mais completo do que você imagina. Também dá para encontrar contas que permitam emissão de boletos, um número razoável de transferências e até cartão de crédito sem anuidade para a empresa, dentre outros serviços. Na comparação com uma conta tradicional que tenha um custo mensal de manutenção de R$ 30, a economia chega a R$ 360 no ano!

4. Negocie

Sim, você pode negociar com o gerente para reduzir seus custos! Mas, como em toda negociação, você precisa levar em conta algumas variáveis.

De um modo geral, quanto mais bem estabelecida sua empresa for, maior o seu poder de barganha. Afinal, o banco tem interesse em manter seu negócio por perto. Um bom faturamento e uma boa margem de lucro também ajudam. O mesmo vale para bens em nome da empresa ou dos proprietários, que possam ser usados como garantia, por exemplo, para conseguir empréstimos com juros menores. É importante mostrar que a marca tem uma boa contabilidade, apresentar o fluxo de caixa, a receita recorrente, contratos assinados que garantam renda a longo prazo e assim por diante.

O seu objetivo é mostrar ao seu gerente que a sua empresa é organizada, tem boas condições de honrar com os compromissos e está crescendo. Que ela representa, portanto, um risco menor para o banco.

Dica: Se você decidir pegar um empréstimo, converse com o seu banco, mas pesquise por fora também. É possível que algumas instituições se destaquem oferecendo tarifas menores para o seu setor ou para uma empresa do porte da sua.

5. Escolha, também, a sua maquininha de cartão

Elas estão por toda parte. E são de todos os tipos, tamanhos e funções. Tem desde as tradicionais, que imprimem recibo e cobram mensalidade, até as mini, que são compactas e funcionam vinculadas a um smartphone. Assim como você precisou pesquisar para escolher o melhor banco para as suas necessidades, o mesmo vale para as maquininhas. Algumas cobram mensalidades, outras têm um preço fixo, mas todas cobram tarifas.

O mais comum é que esses valores sejam diferentes dependendo do tipo de operação e do prazo para receber o dinheiro. Então, para escolher a melhor maquininha para a sua empresa, você precisa saber quanto vai usar de cada modalidade e quanto pode esperar até receber seu dinheiro. Se você faz muitas vendas, por exemplo, pode ser interessante ter mais de uma maquininha – assim, você pode usar uma para passar as vendas no débito e outra para crédito, conforme as tarifas que cada uma cobra. A mesma lógica vale para as bandeiras que cada máquina aceita.

Dica: Também é possível negociar com as empresas para tentar reduzir suas taxas (ou seus prazos). É mais fácil conseguir esse tipo de negociação quando você já usa a maquininha há algum tempo e pode usar o histórico e volume de vendas para argumentar. Tenha informações detalhadas em mãos para aumentar suas chances!

6. Aceite mais formas de pagamento

Além de atrair mais clientes, aceitar mais formas de pagamento também pode ser uma ótima maneira de reduzir custos. Carteiras digitais, como PayPal, PagSeguro, Mercado Pago e PicPay, oferecem serviços que complementam (ou em alguns casos até mesmo substituem) os serviços do banco e das maquininhas.

Mas lembre-se: o custo é inferior porque as limitações desses serviços também são maiores. Ainda assim, há vantagens para o seu cliente também, que pode, por exemplo, usar o aplicativo para pagar pelo cartão de crédito em lojas que não aceitam essa modalidade nas maquininhas. Outra opção é vender mais pela internet.

Dica: compare as carteiras digitais e outras soluções para avaliar se as opções oferecidas podem complementar o seu pacote bancário ou servir de alternativa para parte das vendas que seriam feitas nas maquininhas. Você pode acabar simplificando seu pacote mensal no banco ou gastando menos com tarifas.

Pronto, agora você já tem condições de ajustar os serviços financeiros que sua empresa usa, buscando não apenas redução de custos, mas também serviços mais apropriados às suas necessidades. Mantenha firme o seu controle financeiro e acompanhe o uso dos serviços contratados. De tempos em tempos, é interessante dar uma espiada no mercado para buscar novidades. Afinal, nunca se sabe quando bancos podem oferecer novos planos ou a concorrência pode trazer novas possibilidades, não é?!

Consultoria: Bruno Ferreira, VP de finanças da Contabilizei.

O post original desta publicação está aqui. O Facebook Para Empresas quer orientar e empoderar micro, pequenos e médios empreendedores no Brasil. Você pode conhecer mais acessando facebook.com/business, a Página Facebook Para Empresas ou o brand channel do Facebook no site do Draft.