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Esqueça os recibos de papel: a Expense Mobi simplifica a gestão dos reembolsos corporativos

- 22 de março de 2019
Estação de trabalho da Expense Mobi no iDEXO

Toda empresa em crescimento passa a ter funcionários em trânsito, atendendo a clientes, fazendo prospecções – e gerando novas despesas com todos esses deslocamentos, sejam de táxi, Uber ou avião. Fora os gastos com alimentação e hospedagem, durante as viagens.

A conta pode ser bem grande e complexa de se administrar, dando origem a muitos comprovantes de papel que precisam ser conferidos e transferidos para uma planilha de controle, normalmente no Excel. Agora multiplique isso por “N funcionários” e, com sorte, você terá uma estimativa fiel das despesas que precisará reembolsar, além dos custos extras do processo (e suas inevitáveis imprecisões).

Foi para solucionar a questão que o empreendedor Murilo Thiele criou a Expense Mobi, em 2014. Na época, ele trabalhava em uma empresa de software e percebeu falhas no sistema de reembolso que poderiam ser resolvidas com uma plataforma que aproveitasse a revolução tecnológica dos smartphones.

“O insight veio após inúmeras conversas com gestores financeiros que sempre batiam na mesma tecla: o grande desafio na gestão de informações e dados com pouco controle”, diz Murilo.

A Expense Mobi automatiza o reembolso de despesas, eliminando os recibos e comprovantes de papel. O aplicativo lê e armazena as notas, o percurso e os gastos na nuvem, e a empresa cliente pode acompanhar tudo em tempo real, com acesso a relatórios, gráficos e dashboards. Na plataforma web, que se integra aos sistemas CRM e ERP, é possível filtrar os resultados por período, funcionário ou despesa, facilitando a vida de gestores e colaboradores.

A solução atraiu o interesse da Apple. Murilo conta que, em 2017, a Expense Mobi se tornou a primeira startup do Brasil a ingressar no Apple Mobility Partner Program:

“O MPP é uma iniciativa da Apple que visa suportar o desenvolvimento de soluções para negócios transformacionais, que utilizem a plataforma iOS. A primeira etapa foi o redesenho da versão iOS do nosso app, num trabalho conjunto com o time da companhia em Cupertino, na Califórnia.”

Desde 2018, a Expense Mobi é também uma das residentes do iDEXO, o hub de coinovação entre grandes empresas e startups que tem a TOTVS como uma das mantenedoras.

“Além da maturidade da solução, que facilita a gestão de despesas e possibilita que os gestores foquem exclusivamente no crescimento do seu negócio, a base de clientes ativos foi fator determinante para a entrada da startup aqui”, afirma Vítor Andrade, head de operações do iDEXO.

A startup já soma mais de 400 clientes na América Latina, incluindo companhias como Atlas Schindler, Mapfre e Algar. O número de usuários saltou 507% nos últimos dois anos, acompanhado de uma alta de 193% no faturamento no período.

A Expense Mobi comercializa seu sistema no modelo SaaS (Software-as-a-Service), com a venda de licenças de uso. A Receita Anual Recorrente (AAR) é hoje de R$ 2,5 milhões. Cada licença corresponde a um colaborador da empresa cliente que gere despesas no aplicativo. A tabela é escalonada: quanto maior o número de licenças contratadas, menor o valor de cada licença individual.

Claudio Martins, gerente de canais da startup, cita três casos de clientes satisfeitos, que pouparam mais do que previam originalmente com a solução:

“A Glenmark [indústria farmacêutica] declarou uma economia de R$ 150 mil por mês desde que passou a usar nosso sistema; a Cervejaria Petrópolis economizou R$ 650 mil no primeiro ano. Já a Algar Telecom tinha previsão de economizar 7% em um ano e ficou surpresa quando contabilizou 22%”, diz Claudio, reforçando que a economia com o uso da plataforma pode chegar a 40%.

Um upgrade recente foi o lançamento, em janeiro, da prestação de contas via QR Code, um serviço exclusivo da Expense Mobi. “Hoje, em qualquer estabelecimento brasileiro a nota fiscal sai impressa com o QR Code”, afirma Claudio. “Nosso aplicativo é capaz de puxar dali todas as informações da nota e armazenar na nuvem com mais agilidade, o que ainda evita duplicidade.”

Estar no iDEXO abre portas relevantes para a Expense Mobi. A startup está em negociação com outras corporações e acaba de dar o primeiro passo em direção à Europa, em parceria com uma empresa de soluções de TI que mantém escritório em Lisboa e revenderá a plataforma em Portugal.

Equipe talentosa e alinhada com os objetivos da empresa, responsabilidades bem definidas e processos bem desenhados são alguns pré-requisitos destacados pelo fundador, Murilo, para levar a Expense Mobi em busca do seu objetivo, o mesmo de toda startup: crescer muito – e rápido.

“As pessoas tendem a achar que uma boa ideia e um código bem escrito são suficientes para alcançar o sucesso e se tornar um ‘unicórnio’ [startup com valor de mercado acima de US$ 1 bilhão]”, diz Murilo. “Mas isso é só o começo. O grande desafio é a capacidade de realização, a capacidade de entrega.”

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