KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator – ou indicador-chave de performance, em bom português. O termo serve para nomear ferramentas de gestão que analisam os principais indicadores de uma empresa, negócio ou processo.
Estes indicadores podem ser qualitativos, quantitativos, financeiros e de várias outras categorias, sempre focados em avaliar como os processos de uma organização estão performando e se estão colaborando para que os objetivos sejam atingidos.
Há até quem defina KPIs como “meios de comunicação” para que o gestores transmitam aos colaboradores a eficiência dos processos, assim como o desempenho deles durante um período de tempo definido.
Os indicadores servem, então, como guias para orientar tomadas de decisão referentes aos rumos e metas estabelecidas por departamentos ou instituições como um todo, apontando direções e que aspectos são relevantes ao longo da jornada. Este último aspecto é fundamental para evitar a alocação de recursos em atividades com pouca influência nos resultados.
É importante não confundir KPIs com objetivos ou metas. Na verdade, os KPIs servem para medir resultados que indicam se os objetivos ou metas estão perto ou longe de se concretizar.
Como exemplo, o percentual de receita gerado por consumidores recorrentes – que compraram mais de uma vez com a empresa – pode ser um relevante KPI.
Para identificar um KPI de maneira eficiente, os seguintes passos são recomendados:
• Ter processos de negócios bem definidos;
• Ter resultados medidos qualitativa e quantitativamente e comparações desses dados com as metas definidas;
• Investigar variações e ajustar processos e recursos para alcançar metas de curto prazo.
Como ferramenta para avaliar periodicamente a performance de organizações, setores e grupos de indivíduos, os KPIs são melhor definidos quanto mais forem compreensíveis, relevantes e mensuráveis.
Eis alguns exemplos genéricos:
• Time to Market: tempo de lançamento de um produto, desde o conceito até a prateleira;
• Lead time: duração de um processo
• Stock out: quantidade de vezes em que um item chega a zero no estoque;
• Market share: fatia de mercado que um produto ocupa;
• Produtividade homem/hora: unidades produzidas por mão de obra;
• Ociosidade: percentual de tempo em que um equipamento, time ou unidade fabril ficam parados;
• Turnover: relação entre número de funcionários admitidos e demitidos num determinado período de tempo;
• Rentabilidade: margens operacionais e líquidas e retorno sobre o investimento.
Além de fazer parte do “G” (de Governança) da sigla por sua natureza como ferramenta de gestão corporativa, os KPIs podem ser úteis para que organizações monitorem e avaliem suas ações socioambientais (contemplando o “E” e o “S” da sigla).
O documento KPIs for ESG, disponibilizado pela União Europeia, e produzido pela Federação Europeia de Associações de Analistas Financeiros (EFFAS), propõe uma lista curta (e que pode, sim, ser expandida, como demonstra o próprio documento) de KPIs relacionados a temas socioambientais e de governança:
• Consumo total de energia;
• Consumo específico de energia (por unidade de receita, por colaborador, por volume de produção etc.);
• Emissões totais de GEE;
• Emissões específicas de GEE (por unidade de receita, por colaborador, por volume de produção etc.);
• Percentual de funcionários deixando a empresa;
• Percentual de colaboradores treinados;
• Custo médio com treinamentos por funcionário;
• Maturidade da força de trabalho;
• Percentual da força de trabalho a se aposentar nos próximos 5 anos;
• Número de dias não trabalhados por funcionário;
• Despesas e multas relativas a decisões judiciais sobre práticas de monopólio e leis antitruste;
• Reservas para eventuais custos com decisões judiciais;
• Outros pagamentos de litígio;
• Percentual de receita em regiões com alto índice de corrupção;
• Percentual de receita com produtos no fim do ciclo de vida;
• Percentual de produtos novos ou remodelados que estrearam nos últimos 12 meses.
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