Startups geralmente começam pequenas, com poucos funcionários e estrutura enxuta. Nem sempre contam com um escritório para reunir o time e é comum que cada colaborador trabalhe em um local diferente, seja na sua própria casa, em um espaço de coworking ou até mesmo em uma cafeteria.
No cenário descrito acima pode ser desafiador otimizar processos e manter a produtividade, já que as pessoas trabalham a distância. Mas com a tecnologia adequada fica fácil reunir a equipe virtualmente, compartilhar arquivos e otimizar os processos.
Um bom exemplo é a Terraverde, distribuidora da John Deere, uma das maiores fabricantes de equipamentos agrícolas do mundo. Com cerca de 200 funcionários, matriz localizada em Casa Branca, no interior de São Paulo, e mais seis filiais – distribuídas no estado paulista -, a empresa atende clientes do setor do agronegócio, que muitas vezes estão nos rincões do Brasil. Essa particularidade faz com que os vendedores da Terraverde fiquem espalhados pelo país. “Sempre tivemos dificuldade para realizar reuniões”, diz Marcio Della Paschoa Pinto, coordenador de TI da Terraverde. Para solucionar esse problema, melhorar a troca de informações e aumentar a produtividade de sua equipe, a empresa investiu em uma solução desenhada especialmente para as startups e pequenos negócios.
A escolha foi pelo Skype for Business, ferramenta incluída no Microsoft 365 Business, uma solução desenhada para pequenas e médias empresas que inclui também o Office 365, o Windows 10 Pro e o Enterprise Mobility + Security. Essa tecnologia mudou o cenário da empresa, que passou a fazer reuniões a distância e, desta forma, vem conseguindo economizar tempo e dinheiro.
Aproveitando o SharePoint, aplicação que vem dentro do Office 365, a Terraverde também conseguiu agilizar a rotina de trabalho da equipe de vendas. “Antes tínhamos um processo longo, que envolvia entrar em contato com o cliente, esperar a chegada dos documentos solicitados, escanear esses papeis e incluir tudo isso em nossa rede interna. Era algo que levava entre 7 e 12 dias”, explica o coordenador de TI da Terraverde. Com o uso do SharePoint, que permite a criação de qualquer fluxo de trabalho de acordo com as necessidades da empresa, todo o processo foi otimizado. “Hoje, o mesmo fluxo leva entre 3 e 5 dias”.
ARMAZENAMENTO NA NUVEM
Armazenar e compartilhar dados de maneira simples e segura é outra demanda comum entre as pequenas empresas e startups. A solução adequada é manter os arquivos na nuvem, um recurso que protege dados e agiliza a rotina de trabalho das equipes que estão fisicamente distantes, pois permite que os funcionários acessem documentos de qualquer lugar e trabalhem de forma colaborativa.
O armazenamento em nuvem, aliás, é uma inovação que já foi adotada por um grande número de empresas, dos mais diversos tamanhos, de startups a multinacionais. Segundo a consultoria IDC Brasil, o uso desse tipo de serviço deve gerar uma receita de US$ 1,7 bilhão em 2018 e dobrar de tamanho até 2020. Das cerca de 6 mil empresas consultadas pela consultoria em uma pesquisa recente, dois terços já adotam o armazenamento em nuvem.
A HORA E A VEZ DAS STARTUPS
E se o investimento no Microsoft 365 Business atendeu às necessidades da Terraverde, ele tem ainda mais a oferecer para as startups. Seus recursos melhoram o fluxo de trabalho do time, mesmo a distância, permitem o compartilhamento de dados com total segurança, elevam a produtividade e facilitam a rotina da equipe. “Com a automação de processos os funcionários deixam de fazer atividades repetitivas e manuais e podem se dedicar a trabalhos mais criativos ou estratégicos”, afirma Shelly Zaclis Bronstein, gerente de marketing de produto sênior do Microsoft 365. Vale lembrar que ser criativo é algo essencial para qualquer negócio, mas para as startups, que precisam inovar constantemente ao ingressar em mercados dominados por empresas tradicionais, essa é uma habilidade ainda mais importante.
Apesar de muitos empreendedores ainda não saberem, soluções acessíveis, com interface simples e customizáveis para as necessidades de cada empresa estão ao alcance de qualquer negócio, mesmo os que estão em fase inicial, como as startups. Por isso é importante conhecer o que há no mercado e escolher a melhor tecnologia para melhorar a produtividade e aumentar a segurança.
