“Todo funcionário tem que poder se perguntar: A agenda é minha dona? Ou sou eu o dono dela?”

Por Alexandre Teixeira

Você talvez não tenha se dado conta, mas estamos enfrentando uma epidemia mundial de burnout – um estresse tão profundo que se torna fisicamente debilitante e incapacita muita gente boa para o trabalho. Alguns indícios da escala global desta epidemia são: 96% dos líderes de empresas americanos se sentem esgotados; 75% dos trabalhadores chineses consideram que o nível de estresse subiu de 2011 para 2012 (dados mais recentes para a China); 40% dos profissionais alemães acham que o trabalho ficou mais estressante de 2011 para 2013 (idem).

Ao mesmo tempo em que aumentam os níveis de estresse, ampliam-se as jornadas de trabalho: mais de 600 milhões de pessoas ao redor do planeta (ou 22% da força de trabalho mundial) trabalham mais de 48 horas por semana.

A epidemia já é uma realidade assustadora também no nosso país. Três em cada dez pessoas da população economicamente ativa no Brasil sofrem de burnout. Transtornos de ordem psíquica são a terceira principal causa de afastamento do trabalho. Duzentos milhões de reais são gastos anualmente pela Previdência Social para tratar esses transtornos.

O desequilíbrio naquilo que um dia foram divisões estanques – “vida pessoal” e “vida profissional” – fica evidente quando uma pesquisa aponta que 62% dos gestores de empresas no Brasil estão insatisfeitos com suas rotinas. Com a seguinte divisão média do tempo: 36% para trabalho e carreira, 20% para descanso, 14% para família, 8% para lazer, 8% para educação, 7% para saúde e 7% para autoconhecimento.

Se tivessem liberdade para fazer os ajustes desejados em suas rotinas, eis o que esses profissionais fariam: 77% diminuiriam o tempo dedicado ao trabalho; 80% aumentariam o tempo dedicado à família; 76% dedicariam mais tempo a atividades físicas e cuidados com a saúde.

O que esses gestores estão admitindo, ainda que inconscientemente, é que precisam dar um jeito de aprender a se liderar, se quiserem cumprir com sanidade o desafio da liderança

“Como você pode liderar os outros se você não se lidera?”, costuma provocar o administrador de empresas Sergio Chaia, ex-presidente da Nextel.

É neste contexto que introduzo em meu novo livro, Rotinas Criativas, o conceito de “design de rotinas”, que nada mais é do que uma forma de projetar o nosso cotidiano com a dupla ambição de, de um lado, potencializar a criatividade e a produtividade no trabalho, e, de outro, buscar uma vida mais saudável, com mais propósito e, de preferência, mais divertida.

O livro “Rotinas Criativas” é um “anti manual de gestão do tempo” com dicas úteis para qualquer um ser capaz de liderar a si mesmo.

Como de costume, para adotar este novo design é preciso investir contra crenças estabelecidas e sustentar premissas que, a princípio, parecem contrariar o senso comum. Como a equação “mais horas = menos resultados”.

Em um estudo recente, feito nos Estados Unidos, profissionais trabalhando 11 horas por dia apresentaram habilidades de vocabulário e capacidade de concentração reduzidas, quando comparados àqueles que trabalhavam oito horas por dia. Isso significa que três horas a mais de labuta diária podem até resultar em maior volume de trabalho entregue, mas é grande a probabilidade de que o índice de erros seja maior, o que quase sempre implica em retrabalho, mantém as jornadas longas e reduz a produtividade.

Essa é uma realidade que pode afetar indivíduos, equipes, empresas inteiras e até mesmo nações. Dentro do ranking de produtividade em países europeus, há uma sublista daqueles em que prevalecem mais horas trabalhadas por pessoa. Ela é encabeçada por Grécia, Polônia e Hungria. Esses campeões de longas jornadas, porém, estão na rabeira do ranking de produtividade, ocupando, respectivamente, a 18ª, a 24ª e a 25ª posições. No outro extremo, temos a sublista dos países com menos horas trabalhadas por pessoa. Ela é dominada por Holanda, Alemanha e Noruega – três países no topo do ranking geral de produtividade, ocupando, respectivamente, o quarto, o sétimo e o primeiro lugar.

Números como estes sugerem é que trabalhar muito não é produtivo. Mas isso não quer dizer que o segredo de uma rotina criativa seja trabalhar pouco

O que o melhor design de rotinas recomenda é trocar quantidade por qualidade no trabalho.

A essência do estilo de vida pós-workaholic talvez seja uma certa rebeldia na forma de projetar e executar o uso do tempo no dia a dia. “A agenda é minha dona? Ou sou eu o dono dela?”, questiona Lucas Mello, CEO da agência de marketing digital LiveAD.

Meu livro não oferece um roteiro aplicável por qualquer pessoa, de qualquer profissão, em qualquer organização. Ele é, como o subtítulo explicita, um antimanual de gestão do tempo para a geração pós-workaholic. Ofereço, isto sim, conceitos a meu ver mais contemporâneos, como o de Estilo Pessoal de Produtividade.

Com minhas desculpas aos gurus de gestão do tempo, não existe uma abordagem única para a produtividade

Em vez de procurar essa fórmula universal, precisamos personalizar a produtividade. Empregando estratégias de trabalho que se alinhem com nossos próprios estilos. Alocando tempo e esforços de um modo que se adapte aos nossos pontos fortes e preferências.

Feita esta ressalva, existem, sim, algumas descobertas científicas que merecem ser consideradas por qualquer pessoa em busca de uma rotina mais saudável, produtiva e divertida. Por exemplo, a comprovação de que há uma concentração da energia criativa e da capacidade de concentração no período da manhã. O que permite propor pelo menos quatro providências para a criação do que chamo de manhãs criativas:

1) Não comece o dia com tarefas fáceis, como checar e responder emails,
2) Não deixe email ou mídias sociais abertos no background do computador,
3) Nunca marque reuniões de manhã, se puder evitar,
4) Escreva, calcule, dedique-se a tarefas que demandam mais concentração.

Outro componente indiscutível de uma teoria geral da criatividade cotidiana é a inclusão de exercícios físicos na rotina. Desde 2001, quando Jim Loehr e Tony Schwartz apresentaram sua Pirâmide da Alta Performance, sabe-se que é sobre uma base de bem-estar física que se constroem os degraus da saúde emocional, da acuidade mental e do senso de propósito.

Tão ou mais importante do que incluir atividades na rotina é reduzir o tempo perdido com tarefas repetitivas. O usuário médio de correio eletrônico recebe 147 emails por dia e apaga 71 deles (48% do total). Para eliminar cada um, gasta 3,2 segundos em média. São quatro minutos por dia, 20 minutos por semana ou 16 horas por ano apagando emails irrelevantes!

Não surpreende, portanto, que o trabalhador do conhecimento contemporâneo gaste, em média, 28% de suas semanas lidando com e-mails, segundo levantamento da McKinsey. Um bom design de rotinas deve conter, portanto, pelo menos um procedimento padrão para lidar com emails. São regras simples como:

1) Lide uma vez só com cada mensagem,
2) Desista de zerar a caixa de entrada todos os dias,
3) Email não é atividade que se sobrepõe à agenda.

A mesma lógica vale na busca de um santo graal do trabalho contemporâneo – a reunião eficiente. Eis algumas sugestões de procedimentos-padrão para ela:

1) Não pode haver à mesa de reunião ninguém que não deveria estar lá,
2) Tome o celular de todo mundo antes de iniciar a conversa,
3) Deixe as suas certezas do lado de fora da sala.

Para quem é chefe, o desafio não acaba com um bom design de rotina pessoal. Há que se enfrentar, também o desafio da liderança. O retrato do trabalhador brasileiro médio revela, por exemplo, que metade da população já é formada por sedentários no país: 51% das mulheres e 47% dos homens fazem pouquíssima ou nenhuma atividade física. Este profissional típico tem excesso de peso, altos níveis de estresse e alimentação desequilibrada – três fatores de risco para doenças potencialmente sérias.

Um desafio para líderes é ajudar pessoas com esse perfil a construir a base de bem-estar físico a partir da qual poderão escalar a pirâmide da alta performance. Uma das ferramentas mais efetivas para tanto é o estímulo ao movimento no ambiente de trabalho. Afinal, 35 minutos de atividade física aeróbica moderada são suficientes para preparar o cérebro para um pico de desempenho intelectual.

Outro instrumento a ser colocado a serviço do desafio da liderança é a transferência de práticas pessoais de líderes para liderados. Para que o estilo de vida pós-workaholic de um Lucas Mello seja democratizado, é preciso que não apenas o CEO, mas idealmente todo funcionário da companhia possa perguntar: “A agenda é minha dona? Ou sou eu o dono dela?”.

O desafio da liderança, sob a perspectiva do design de rotinas, é enxergar, entender e respeitar os diferentes estilos de vida que podem e devem conviver num mesmo escritório.

Alexandre Teixeira, 45, é jornalista, palestrante e autor dos livros “Felicidade S.A.” e “De Dentro Para Fora”. “Rotinas Criativas” será lançado no próximo dia 11, na Livraria da Vila da Alameda Lorena, em São Paulo. A partir das 19h, haverá uma mesa-redonda com a presença de quatro personagens do livro.